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Qué requisitos deben cumplir las facturas

Qué requisitos deben cumplir las facturas

En este blog de Diké Abogados te explicamos los requisitos necesarios que deben cumplir las facturas:

1. Introducción y Normativa aplicable

Los empresarios y profesionales tienen que emitir una factura por cada operación que tenga incidencia en la liquidación de los impuestos.

La normativa que obliga de expedir y entregar factura es el Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en vigor desde el 01-01-2013.

Las facturas facilitan a la Administración la comprobación del impuesto y son el medio a través del cual se efectúa la repercusión y la deducción de las cuotas, puesto que para que las cantidades sean deducibles, el contribuyente tiene que estar en posesión de la factura.

2. La obligación de emitir factura

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de la misma por todas entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del Impuesto.

3. Contenido de las facturas y de las facturas simplificadas

Las facturas y sus copias deben contener los siguientes datos:

1.º Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones o realice operaciones de distinta naturaleza.

2.º La fecha de su expedición.

3.º Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

4.º NIF atribuido por la Administración española o por la de otro Estado de la UE.

5.º Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando el domicilio social no coincida con el fiscal debe hacerse costar en la factura el domicilio fiscal.

Cómo hacer facturas

6.º Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el precio unitario.

En las facturas deberá hacerse constar una descripción genérica de los bienes o servicios que constituyan cada operación, con el detalle suficiente, cuantía y tipo impositivo aplicable por el IVA. Se puede efectuar la descripción de los bienes y servicios en anexos de la factura que formen parte de la misma.

7.º El tipo impositivo aplicado.

8.º La cuota tributaria.

9.º La fecha en que se hayan efectuado las operaciones o en la que se haya recibido el pago anticipado.

10.º En el supuesto de que la operación esté exenta del IVA, una referencia a las disposiciones de la Directiva 2006/112/CE o a los preceptos de la LIVA o indicación de que la operación está exenta.

11.º En las entregas de medios de transporte nuevos, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

12.º En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención «facturación por el destinatario».

13.º En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».

14.º En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «Régimen especial de las Agencias de viajes».

15.º En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objeto de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «Régimen especial de los bienes usados», «Régimen especial de los objetos de arte» o «Régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

16.º En caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja, vigente desde 2014, la mención «Régimen del criterio de caja».

Facturas simplificadas.

Facturas simplificadas

Se admite la factura simplificada cuando el importe, IVA incluido, no exceda de 400 euros.

El contenido obligatorio de las facturas simplificadas es el siguiente:

1.º Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones, si realiza operaciones de distinta naturaleza, y las rectificativas.

2.º La fecha de su expedición.

3.º La fecha en que se hayan efectuado las operaciones o en la que se haya recibido el pago anticipado.

4.º NIF, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición. En cuanto al destinatario, a diferencia de lo que ocurre en las facturas completas, en las simplificadas no es necesaria la identificación del destinatario, salvo que el destinatario sea empresario o profesional y pretenda ejercer el derecho a deducir las cuotas soportadas o, tratándose de un particular, así lo precise para ejercer cualquier derecho de naturaleza tributaria.

5.º La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.

6.º Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido».

7.º Contraprestación total.

8.º En caso de facturas rectificativas la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.

9.º En las operaciones exentas, medios de transporte nuevos, facturación por el destinatario, inversión del sujeto pasivo, operaciones acogidas a diversos regímenes especiales, incluido el régimen especial del criterio de caja, deberán hacerse constar las menciones referidas en las mismas.

Para poder ejercer el derecho a deducir las cuotas soportadas cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además de los requisitos generales exigidos a las facturas simplificadas, los siguientes datos:

  • NIF y el domicilio del destinatario de las operaciones. La diferencia pues con la factura completa es que no es preciso consignar el nombre y apellidos ni la razón o denominación social completa
  • La cuota tributaria que se repercuta.

Es posible a efectos de la deducción del IVA soportado, que el emisor de una factura simplificada complete los datos anteriores de forma manual después de haber sido impresa la factura simplificada.

4. Lengua y moneda de las facturas

Las facturas se pueden expedir en cualquier idioma, si bien es obligatorio traducirlas en caso de comprobación administrativa.

Se admite la expedición de las facturas en cualquier moneda, pero las cuotas de IVA deben ponerse en euros.

Hombre consultando facturas

5. Facturas recapitulativas, duplicados y facturas rectificativas

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. 

Sólo se podrá expedir un original de cada factura. Los ejemplares duplicados de las facturas únicamente serán admisibles:

  • Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
  • En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Los ejemplares duplicados tienen la misma eficacia que los originales, debiendo figurar en cada uno de ellos la expresión «duplicado».

Deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos de facturación, cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible.

6. Plazos

a) Las facturas y facturas simplificadas habrán de expedirse en el momento de realizarse la operación. Ahora bien, cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúe como tal, la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo.

En las entregas de bienes intracomunitarias, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes.

b) Las facturas recapitulativas, que engloban operaciones realizadas dentro de un mismo mes natural, deben ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas.

c) Las facturas rectificativas deben expedirse tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición.

7. Obligaciones conexas: registro, remisión y conservación

Expedida la factura, aparecen otras obligaciones conexas a la de facturación, tales como las siguientes:

  • Obligación de registrar las facturas emitidas en el libro registro correspondiente.
  • Obligación de remitir las facturas al destinatario.
  • Obligación de conservar, durante el plazo de prescripción del impuesto, la documentación justificativa de la operación.  
  • La obligación de conservación se debe realizar por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad. Se admite la conservación por medios electrónicos.

Sobre la recepción de facturas en papel térmico que se deteriora rápidamente con el paso del tiempo, no existe la obligación de que las facturas se expidan en un determinado modelo o papel, pero sí se establece la obligación de conservación durante el período de prescripción, por lo que la forma de expedición y los medios empleados han de ser tales que permitan que los documentos conserven su forma original durante el período de prescripción.

8. Facturas electrónicas

Se permite que la expedición de las facturas se realice por cualquier medio, en papel o en formato electrónico. Siempre que, en este último caso, el destinatario de las mismas haya dado su conformidad. Se exige también que la factura garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad. 

Pareja observando una factura

Es de destacar la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas cuando se contrate con las administraciones públicas, realizando las facturas a través de programas como facturae.

La publicación de la Ley 18/2022 Crea y Crece y la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Vienen a generalizar el uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales. Esto es como medida de digitalización empresarial así como mecanismo de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

Por tanto, la facturación en papel tiene sus días contados.

Por su parte, la Administración Tributaria pondrá a disposición de los contribuyentes, un software de facturación electrónica. Y las empresas dedicadas al software de facturación desarrollarán un sistema que garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Diké Abogados ha puesto en marcha un servicio de digitalización del contenido fiscal, contable y de facturación online de sus clientes. Cualquier duda puede ponerse en contacto con nosotros.

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