El registro retributivo es un requisito obligatorio que recoge, de forma exhaustiva, los datos acerca de los salarios que perciben los trabajadores de una empresa. Su objetivo es ofrecer datos sobre si existe una brecha salarial entre el salario que reciben hombres y mujeres.

Este agujero retributivo se determina deduciendo la retribución de los hombres al de las mujeres, y dividiéndolo entre la retribución de los hombres. Si te interesa profundizar más en este tema seguidamente encontrarás información detallada acerca del registro retributivo.

¿Qué es el registro retributivo?

El registro de retribuciones obligatorio o también llamado registro retributivo es una de las condiciones previstas en el Decreto Real 902/2020, aprobado el 13 de octubre de 2020.

Más explícitamente, la norma también llamada «Ley de Igualdad Distributiva», busca esencialmente, asegurar un acceso equivalente a las ocupaciones para las personas sin importar su género, así como acabar con la brecha salarial en el país.

La ley avanza en el fin de la segregación por género y, teniendo en cuenta la información recabada por el INE sobre esta problemática, establece la obligatoriedad de que las empresas dispongan de un registro que ayude a conocer si existe brecha salarial en una empresa y, en caso de ser afirmativo, establecer medidas que puedan revertir la situación.

El RD 902/20 entró en vigor a partir del 14 de abril de 2021, y a partir de esa fecha las empresas tienen la obligatoriedad de presentar los datos sobre los valores salariales normales y promedios de los conceptos salariales y no salariales.

¿Cuáles son los elementos fundamentales del registro retributivo obligatorio?

Para realizar el registro retributivo, es vital conocer la siguiente información salarial que acompaña a cada empleado:

• Salario base anual: Se refiere a la retribución fija que percibe cada trabajador.
• Complementos salariales: Es la cantidad de dinero que se añade a la retribución base. Pueden generarse por diferentes motivos, por ejemplo, recompensa por antigüedad, trabajo nocturno o riesgo laboral.
• Dietas: Es la cantidad de dinero que el trabajador recibe para cubrir los gastos ocasionados si trabaja fuera de la empresa. Por ejemplo, durante un viaje.
• Retribución en especie: Es la parte de la retribución que la empresa paga ofreciendo mano de obra y productos, como vales de guardería o cobertura sanitaria.
• Pagos fraccionados: Es la retribución bruta que incluye salario base, complementos salariales, la retribución en especie, las horas extras y las horas complementarias.

¿Cómo se hace el registro retributivo?

Para poder hacer el registro retributivo se debe tener en cuenta la información referenciada anteriormente, retribuciones, complementos retributivos y cuotas de retribución adicional, debidamente separadas por género y distribuida de acuerdo al sistema de clasificación profesional. Asimismo, deben establecerse sus valores medios (media matemática y mediana) para un tiempo de referencia de un año calendario.

Es fundamental que, en el supuesto de que se detecte alguna incoherencia o desequilibrio, se incorporen todas y cada una de las acciones que debe ejecutar la empresa para subsanar.

¿Quién debe ser responsable del registro retributivo?

Habitualmente es obligación del equipo de RRHH de la empresa. En cualquier caso, la norma no lo determina y muchas organizaciones recurren a empresas especializadas para evitar cometer errores durante su elaboración.

La figura del agente de igualdad, que va en ascenso, es uno de los perfiles profesionales que suele participar en todo momento durante la elaboración del registro.

¿Con qué frecuencia debe actualizarse el registro retributivo?

El artículo 5.4 RDL 902/2020 determina la presentación anual de este registro, además de establecer la actualización del registro cuando se produzcan grandes cambios en la estructura retributiva de la organización (por ejemplo, que las medias cambien gracias a la incorporación de nuevo personal).

Es por eso que, para evitar contratiempos, es prudente hacerlo con algunos programas informáticos, algo que nos puede ayudar a estar al día y preparados en caso de una inspección.

¿Qué se considera una brecha salarial para la ley?

Se considera una brecha salarial cuando existe una diferencia de salarios entre los trabajadores de diferentes sexos dentro de una empresa, se habla de brecha salarial cuando hay más de un 25% de diferencia entre la retribución normal de un género sobre el otro, sin que exista una justificación, como pueda ser la existencia de pago por antigüedad, dietas, horas de trabajo realizadas…

¿Qué puede hacer la empresa en caso de que detecte desigualdades?

En el momento en que una empresa realiza el registro retributivo, puede distinguir si existen desigualdades en cuanto a los salarios de los diferentes géneros. Suponiendo que existan, es vital tomar medidas.

En primer lugar, es importante conocer cuál es la diferencia entre los empleados: ¿hay más hombres o más mujeres? ¿qué número? ¿realizan un trabajo similar? ¿Cuál es su salario? A continuación, debe elaborarse un plan de equidad en el que se establezcan las acciones a realizar. Este plan deberá contemplar las siguientes medidas:

• Marcar el alcance de la actividad del empleado (su nivel de jerarquía, cuál es su categoría profesional, departamento donde labora, entre otros)
• Demostrar los objetivos y evaluarlos.
• Caracterizar las acciones que deben realizarse. Por ejemplo, el alistamiento de personal se dirigirá exclusivamente a personal femenino, o se modificarán las tasas de remuneración por ocupación y se prescindirá de los aumentos salariales que no estén justificados.
• Fijar un calendario para la realización de los correctivos.
• Evaluar el plan de equidad.

Por último, se ejecuta el plan de equidad en la empresa y se difunde para que todos los empleados tengan conocimiento de las medidas que se llevarán a cabo.

¿Es obligatorio el registro retributivo cuando todos los empleados son del mismo sexo?

El registro retributivo es igualmente obligatorio cuando todos los trabajadores son de un mismo sexo. La ley sólo expresa que es obligatorio para todas las empresas, sin aludir al sexo de los trabajadores. Esta circunstancia sirve además para hacer ver a las empresas que debe integrar a todo tipo de personas en su plantilla de trabajadores.

Si la empresa posee un solo empleado, también es obligatorio hacer el registro retributivo. Una vez más, la norma es obligatoria para cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño, número de trabajadores y sexo de los empleados.

En Diké Abogados somos especialistas en Derecho laboral, por lo que suponiendo que quieras más información sobre el registro retributivo puedes ponerte en contacto con nosotros y te ayudaremos a despejar tus inquietudes.

Ante la visita de un inspector laboral, con frecuencia creemos que alguien nos ha denunciado, lo cual puede causar un poco de temor. De hecho, esto no es necesariamente en todos los casos la justificación de la visita.

La función de los inspectores de trabajo es supervisar y controlar que las empresas y los trabajadores se ajustan a las obligaciones administrativas legalmente necesarias, además de asesorarlos en materia laboral y todo lo referente a la Seguridad Social, por lo que cualquier empresa puede recibir una visita de imprevisto, esperada o sorpresiva, de un supervisor laboral o subinspector de empresas.

En Diké Abogados estamos encantados de darte información acerca de los documentos que debes tener al día al momento de que recibas una inspección de trabajo.

¿De qué se trata una inspección de trabajo?

Una inspección de trabajo es un procedimiento por medio del cual un representante del Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo acude a su empresa para asegurarse de que la empresa sigue las directrices y pautas relacionadas con el sistema de relaciones laborales, la prevención de riesgos laborales, que incluye la normativa específica, normas jurídico-técnicas que inciden en las condiciones de trabajo, así como el ejercicio de las funciones de investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el sistema de la Seguridad Social y empleo, así como extranjería y migraciones.

La inspección de trabajo también da información y asistencia técnica a las empresas en el ejercicio de la función inspectora, y especialmente a las pequeñas y medianas empresas, y proporciona información y asistencia técnica a los trabajadores y a sus representantes, comunicándoles los resultados y consecuencias de las actividades inspectoras, cuando medie denuncia por parte de los mismos.

Una inspección puede ser realizada sin previo aviso o esperada. También puede ser la consecuencia de que al menos uno de los trabajadores de la empresa registre una queja o una denuncia sobre sus condiciones laborales ante el organismo que regula eso.

Lo normal es que el inspector de trabajo se identifique previamente, pero también puede ocurrir que no lo haga en un primer momento si entiende que su identificación puede hacer frustrar el motivo de la visita.

Por otro lado, una inspección de trabajo no siempre tiene que ser motivo de preocupación, por lo que, si un funcionario hace acto de presencia para dirigir una inspección en su organización, puede tratarse de un procedimiento de rutina que se realiza cada cierto tiempo en algunas empresas.

Este tipo de procedimientos son indispensables para garantizar que las empresas cumplen todas las condiciones relacionadas con la ley de prevención de riesgos laborales. Sin estos controles, existe la posibilidad de que aumenten los accidentes laborales poniendo en peligro el bienestar de los trabajadores.

Las inspecciones garantizan además que se compense realmente a los trabajadores por sus horas de trabajo, que se salvaguarden sus derechos y que no sean víctimas de discriminación.

¿Qué hacer ante una inspección de trabajo?

Por encima de todo, no puede negarse a permitir que el inspector realice la evaluación en su sitio, lugar de trabajo, bien sea que se le notifique con antelación o sea de sorpresa. Debes recordar que el inspector realiza el procedimiento en representación de la ley y suponiendo que se le impida la entrada en la empresa, puede solicitar ayuda policial para llevar a cabo la inspección.

Además, el inspector podría pedirle que presente documentación, solicitarle que le acompañe en su visita a la empresa, pedirle que identifique a las personas presentes en el sitio de trabajo, realizar pruebas, tomar mediciones de tu empresa, examinar y analizar los locales, etcétera.

En caso de que no consienta alguno de estos requisitos previos del supervisor, es puede ser motivo de una sanción.

¿Cuáles son los documentos que necesitas durante una inspección de trabajo?

Como ya hemos dicho la inspección de trabajo puede ser causada por diferentes motivos, es por ello que debes tener en cuenta algunos documentos que pueden ser solicitados durante la realización de este tipo de procedimientos, algunos de los documentos que necesitas son los siguientes:

• Partes de alta en Seguridad Social de los empleados,
• Los contratos de trabajo registrados en el SEPE.
• Los registros de jornada de los trabajadores.
• Recibo de nóminas de los empleados.
• El convenio colectivo de aplicación en la empresa,
• Los boletines de cotización a la seguridad social.
• Comunicación de apertura de centro de trabajo.
• Parte de alta y cotizaciones de seguridad social de los trabajadores autónomos.
• Los planes de prevención de riesgos laborales.
• Los planes de formación.
• El concierto con el centro de prevención de riesgos y el control sobre la vigilancia de la salud de los empleados de la empresa.
• Declaraciones de impuestos.
• Libros contables.
• Documentación obligatoria en materia de prevención de riesgos laborales (Plan de prevención, evaluación de riesgos, acreditación de formación, justificante de entrega de EPIs, etc)
• Escrituras de la sociedad.
• Permiso de trabajo de los empleados extranjeros.

Es importante destacar que el empresario no tiene por qué aportar esta documentación de inmediato.

Lo normal es que se le emplace en una segunda visita en las oficinas de la Inspección.

En esta segunda visita concertada para aportar la documentación requerida es muy importante que la documentación esté completa. Ordenada y en regla, por lo que es muy recomendables que se asesore por un abogado especialista en derecho laboral.

En el caso de que quieras más información o esté buscando orientación para tu empresa, en Diké Abogados estamos encantados de asesorarte en materia laboral. Estaremos satisfechos de poder ayudarte.

En este blog de Diké Abogados te explicamos los requisitos necesarios que deben cumplir las facturas:

1. Introducción y Normativa aplicable

Los empresarios y profesionales tienen que emitir una factura por cada operación que tenga incidencia en la liquidación de los impuestos.

La normativa que obliga de expedir y entregar factura es el Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, en vigor desde el 01-01-2013.

Las facturas facilitan a la Administración la comprobación del impuesto y son el medio a través del cual se efectúa la repercusión y la deducción de las cuotas, puesto que para que las cantidades sean deducibles, el contribuyente tiene que estar en posesión de la factura.

2. La obligación de emitir factura

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de la misma por todas entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del Impuesto.

3. Contenido de las facturas y de las facturas simplificadas

Las facturas y sus copias deben contener los siguientes datos:

1.º Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones o realice operaciones de distinta naturaleza.

2.º La fecha de su expedición.

3.º Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

4.º NIF atribuido por la Administración española o por la de otro Estado de la UE.

5.º Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando el domicilio social no coincida con el fiscal debe hacerse costar en la factura el domicilio fiscal.

6.º Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en el precio unitario.

En las facturas deberá hacerse constar una descripción genérica de los bienes o servicios que constituyan cada operación, con el detalle suficiente, cuantía y tipo impositivo aplicable por el IVA. Se puede efectuar la descripción de los bienes y servicios en anexos de la factura que formen parte de la misma.

7.º El tipo impositivo aplicado.

8.º La cuota tributaria.

9.º La fecha en que se hayan efectuado las operaciones o en la que se haya recibido el pago anticipado.

10.º En el supuesto de que la operación esté exenta del IVA, una referencia a las disposiciones de la Directiva 2006/112/CE o a los preceptos de la LIVA o indicación de que la operación está exenta.

11.º En las entregas de medios de transporte nuevos, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

12.º En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención «facturación por el destinatario».

13.º En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».

14.º En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención «Régimen especial de las Agencias de viajes».

15.º En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objeto de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención «Régimen especial de los bienes usados», «Régimen especial de los objetos de arte» o «Régimen especial de las antigüedades y objetos de colección».

16.º En caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja, vigente desde 2014, la mención «Régimen del criterio de caja».

Facturas simplificadas.

Se admite la factura simplificada cuando el importe, IVA incluido, no exceda de 400 euros.

El contenido obligatorio de las facturas simplificadas es el siguiente:

1.º Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones, si realiza operaciones de distinta naturaleza, y las rectificativas.

2.º La fecha de su expedición.

3.º La fecha en que se hayan efectuado las operaciones o en la que se haya recibido el pago anticipado.

4.º NIF, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición. En cuanto al destinatario, a diferencia de lo que ocurre en las facturas completas, en las simplificadas no es necesaria la identificación del destinatario, salvo que el destinatario sea empresario o profesional y pretenda ejercer el derecho a deducir las cuotas soportadas o, tratándose de un particular, así lo precise para ejercer cualquier derecho de naturaleza tributaria.

5.º La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.

6.º Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido».

7.º Contraprestación total.

8.º En caso de facturas rectificativas la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.

9.º En las operaciones exentas, medios de transporte nuevos, facturación por el destinatario, inversión del sujeto pasivo, operaciones acogidas a diversos regímenes especiales, incluido el régimen especial del criterio de caja, deberán hacerse constar las menciones referidas en las mismas.

Para poder ejercer el derecho a deducir las cuotas soportadas cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además de los requisitos generales exigidos a las facturas simplificadas, los siguientes datos:

• NIF y el domicilio del destinatario de las operaciones. La diferencia pues con la factura completa es que no es preciso consignar el nombre y apellidos ni la razón o denominación social completa
• La cuota tributaria que se repercuta.

Es posible a efectos de la deducción del IVA soportado, que el emisor de una factura simplificada complete los datos anteriores de forma manual después de haber sido impresa la factura simplificada.

4. Lengua y moneda de las facturas

Las facturas se pueden expedir en cualquier idioma, si bien es obligatorio traducirlas en caso de comprobación administrativa.

Se admite la expedición de las facturas en cualquier moneda, pero las cuotas de IVA deben ponerse en euros.

5. Facturas recapitulativas, duplicados y facturas rectificativas

Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. 

Sólo se podrá expedir un original de cada factura. Los ejemplares duplicados de las facturas únicamente serán admisibles:

• Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
• En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.

Los ejemplares duplicados tienen la misma eficacia que los originales, debiendo figurar en cada uno de ellos la expresión «duplicado».

Deberá expedirse una factura rectificativa en los casos en que la factura original no cumpla alguno de los requisitos de facturación, cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente o cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible.

6. Plazos

a) Las facturas y facturas simplificadas habrán de expedirse en el momento de realizarse la operación. Ahora bien, cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúe como tal, la factura debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo.

En las entregas de bienes intracomunitarias, las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes.

b) Las facturas recapitulativas, que engloban operaciones realizadas dentro de un mismo mes natural, deben ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas.

c) Las facturas rectificativas deben expedirse tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición.

7. Obligaciones conexas: registro, remisión y conservación

Expedida la factura, aparecen otras obligaciones conexas a la de facturación, tales como las siguientes:

• Obligación de registrar las facturas emitidas en el libro registro correspondiente.
• Obligación de remitir las facturas al destinatario.
• Obligación de conservar, durante el plazo de prescripción del impuesto, la documentación justificativa de la operación.  
• La obligación de conservación se debe realizar por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad. Se admite la conservación por medios electrónicos.

Sobre la recepción de facturas en papel térmico que se deteriora rápidamente con el paso del tiempo, no existe la obligación de que las facturas se expidan en un determinado modelo o papel, pero sí se establece la obligación de conservación durante el período de prescripción, por lo que la forma de expedición y los medios empleados han de ser tales que permitan que los documentos conserven su forma original durante el período de prescripción.

8. Facturas electrónicas

Se permite que la expedición de las facturas se realice por cualquier medio, en papel o en formato electrónico. Siempre que, en este último caso, el destinatario de las mismas haya dado su conformidad. Se exige también que la factura garantice la autenticidad del origen, la integridad del contenido y su legibilidad. 

Es de destacar la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas cuando se contrate con las administraciones públicas, realizando las facturas a través de programas como facturae.

La publicación de la Ley 18/2022 Crea y Crece y la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Vienen a generalizar el uso de la factura electrónica en operaciones entre empresarios y profesionales. Esto es como medida de digitalización empresarial así como mecanismo de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales.

Por tanto, la facturación en papel tiene sus días contados.

Por su parte, la Administración Tributaria pondrá a disposición de los contribuyentes, un software de facturación electrónica. Y las empresas dedicadas al software de facturación desarrollarán un sistema que garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Diké Abogados ha puesto en marcha un servicio de digitalización del contenido fiscal, contable y de facturación online de sus clientes. Cualquier duda puede ponerse en contacto con nosotros.