Inspecciones de trabajo: ¿Qué documentación debes aportar?

Ante la visita de un inspector laboral, con frecuencia creemos que alguien nos ha denunciado, lo cual puede causar un poco de temor. De hecho, esto no es necesariamente en todos los casos la justificación de la visita.

La función de los inspectores de trabajo es supervisar y controlar que las empresas y los trabajadores se ajustan a las obligaciones administrativas legalmente necesarias, además de asesorarlos en materia laboral y todo lo referente a la Seguridad Social, por lo que cualquier empresa puede recibir una visita de imprevisto, esperada o sorpresiva, de un supervisor laboral o subinspector de empresas.

En Diké Abogados estamos encantados de darte información acerca de los documentos que debes tener al día al momento de que recibas una inspección de trabajo.

¿De qué se trata una inspección de trabajo?

Una inspección de trabajo es un procedimiento por medio del cual un representante del Ministerio de Trabajo y Promoción de Empleo acude a su empresa para asegurarse de que la empresa sigue las directrices y pautas relacionadas con el sistema de relaciones laborales, la prevención de riesgos laborales, que incluye la normativa específica, normas jurídico-técnicas que inciden en las condiciones de trabajo, así como el ejercicio de las funciones de investigación de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el sistema de la Seguridad Social y empleo, así como extranjería y migraciones.

La inspección de trabajo también da información y asistencia técnica a las empresas en el ejercicio de la función inspectora, y especialmente a las pequeñas y medianas empresas, y proporciona información y asistencia técnica a los trabajadores y a sus representantes, comunicándoles los resultados y consecuencias de las actividades inspectoras, cuando medie denuncia por parte de los mismos.

Una inspección puede ser realizada sin previo aviso o esperada. También puede ser la consecuencia de que al menos uno de los trabajadores de la empresa registre una queja o una denuncia sobre sus condiciones laborales ante el organismo que regula eso.

Lo normal es que el inspector de trabajo se identifique previamente, pero también puede ocurrir que no lo haga en un primer momento si entiende que su identificación puede hacer frustrar el motivo de la visita.

Por otro lado, una inspección de trabajo no siempre tiene que ser motivo de preocupación, por lo que, si un funcionario hace acto de presencia para dirigir una inspección en su organización, puede tratarse de un procedimiento de rutina que se realiza cada cierto tiempo en algunas empresas.

Este tipo de procedimientos son indispensables para garantizar que las empresas cumplen todas las condiciones relacionadas con la ley de prevención de riesgos laborales. Sin estos controles, existe la posibilidad de que aumenten los accidentes laborales poniendo en peligro el bienestar de los trabajadores.

Las inspecciones garantizan además que se compense realmente a los trabajadores por sus horas de trabajo, que se salvaguarden sus derechos y que no sean víctimas de discriminación.

¿Qué hacer ante una inspección de trabajo?

Por encima de todo, no puede negarse a permitir que el inspector realice la evaluación en su sitio, lugar de trabajo, bien sea que se le notifique con antelación o sea de sorpresa. Debes recordar que el inspector realiza el procedimiento en representación de la ley y suponiendo que se le impida la entrada en la empresa, puede solicitar ayuda policial para llevar a cabo la inspección.

Además, el inspector podría pedirle que presente documentación, solicitarle que le acompañe en su visita a la empresa, pedirle que identifique a las personas presentes en el sitio de trabajo, realizar pruebas, tomar mediciones de tu empresa, examinar y analizar los locales, etcétera.

En caso de que no consienta alguno de estos requisitos previos del supervisor, es puede ser motivo de una sanción.

¿Cuáles son los documentos que necesitas durante una inspección de trabajo?

Como ya hemos dicho la inspección de trabajo puede ser causada por diferentes motivos, es por ello que debes tener en cuenta algunos documentos que pueden ser solicitados durante la realización de este tipo de procedimientos, algunos de los documentos que necesitas son los siguientes:

• Partes de alta en Seguridad Social de los empleados,
• Los contratos de trabajo registrados en el SEPE.
• Los registros de jornada de los trabajadores.
• Recibo de nóminas de los empleados.
• El convenio colectivo de aplicación en la empresa,
• Los boletines de cotización a la seguridad social.
• Comunicación de apertura de centro de trabajo.
• Parte de alta y cotizaciones de seguridad social de los trabajadores autónomos.
• Los planes de prevención de riesgos laborales.
• Los planes de formación.
• El concierto con el centro de prevención de riesgos y el control sobre la vigilancia de la salud de los empleados de la empresa.
• Declaraciones de impuestos.
• Libros contables.
• Documentación obligatoria en materia de prevención de riesgos laborales (Plan de prevención, evaluación de riesgos, acreditación de formación, justificante de entrega de EPIs, etc)
• Escrituras de la sociedad.
• Permiso de trabajo de los empleados extranjeros.

Es importante destacar que el empresario no tiene por qué aportar esta documentación de inmediato.

Lo normal es que se le emplace en una segunda visita en las oficinas de la Inspección.

En esta segunda visita concertada para aportar la documentación requerida es muy importante que la documentación esté completa. Ordenada y en regla, por lo que es muy recomendables que se asesore por un abogado especialista en derecho laboral.

En el caso de que quieras más información o esté buscando orientación para tu empresa, en Diké Abogados estamos encantados de asesorarte en materia laboral. Estaremos satisfechos de poder ayudarte.