Veinte obligaciones laborales básicas de las empresas
En este artículo, los abogados y asesores de Diké Abogados van a analizar las principales obligaciones que tienen que cumplir las empresas con trabajadores contratados.
En primer lugar, todas las empresas, con independencia del tamaño de su plantilla deben realizar las siguientes actuaciones:
1. Inscripción en la Seguridad Social
Esta es quizás una de las obligaciones más importantes de toda empresa que contrate trabajadores.
Debe obtener el código cuenta de cotización, e incorporarse al sistema RED de la seguridad social.
2. Comunicación de la apertura del centro de trabajo
Las empresas tienen que dar a conocer a la Autoridad Laboral correspondiente que han llevado a cabo la apertura de un centro de trabajo.
3. Dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social
La empresa tiene que dar de alta a los trabajadores en la seguridad social con antelación al inicio de la relación laboral.
4. Contratos de trabajo
El empleador tiene que formalizar de forma escrita los contratos de trabajo formativos, a tiempo parcial, fijos-discontinuos. Contratos de relevo, contratos por tiempo determinado, contratos de los trabajadores que trabajen a distancia, contratos de los trabajadores contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero.
Además, tiene que comunicar a los Servicios Públicos de Empleo el contenido de los contratos de trabajo en el plazo máximo de 10 días, a través de la aplicación contrata del SEPE.
5. Pago de salarios
La empresa debe abonar el salario pactado al trabajador, a fin de cada mes.
6. Realizar el abono de seguros sociales y retenciones del IRPF
La empresa es responsable liquidar y abonar las cuotas correspondientes a los seguros sociales de sus empleados. Del mismo modo, debe realizar el modelo 111 respecto de las retenciones de los trabajadores, presentarlo ante la Agencia Tributaria y abonar su importe. Anualmente debe confeccionar el modelo 190 y entregar certificado de retenciones a los trabajadores.
7. Llevar un registro retributivo
La empresa debe hacer efectivo el derecho a la igualdad de trato y no discriminación entre mujeres y hombres en materia retributiva, por lo que debe identificar y corregir la discriminación en este ámbito y luchar contra la misma.
Debe velar por la transparencia retributiva y la obtención de igual retribución por trabajo de igual valor, con independencia del sexo del trabajador.
En este registro deben constar los valores medios de los salarios, los complementos y las percepciones salariales de la plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.
8. Registro obligatorio de jornada
La empresa debe llevar el registro diario de jornada, que incluirá el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador.
Tiene que conservar los datos durante cuatro años, y deberá estar el registro a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la inspección de trabajo o Juzgado.
Debe realizarse un registro de las horas extraordinarias, registrando la jornada de cada trabajador día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen a la persona empleada en el recibo de salario.
Respecto de los trabajadores a tiempo parcial, su jornada se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando junto con el recibo de salarios, el resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias.
En caso de incumplimiento de las obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario que acredite el carácter parcial de los servicios.
9. Protocolo de acoso sexual y por razón de sexo
Las empresas deberán adaptar las condiciones de trabajo para evitar el acoso sexual. Deben establecer procedimientos específicos para la prevención del acoso y tener un protocolo para gestionar las denuncias o reclamaciones que puedan formular quienes hayan sido objeto del mismo.
El protocolo debe contener los objetivos, declaración de principios, ámbito de aplicación, definiciones y tipologías, sanciones y acciones correctivas, procedimiento de actuación (comunicación, denuncia, investigación, medidas cautelares, resolución, comunicación a las partes, prohibición expresa del acoso y tipificación).
La empresa, en caso de incumplimiento, podría recibir sanciones laborales, civiles, administrativas y/o penales.
10. Protocolo de desconexión digital
Es el documento que recoge la política interna y las medidas tomadas por la empresa para garantizar el derecho a la desconexión digital de toda la plantilla, tanto los que presten servicios de forma presencial, a distancia, a jornada completa, a jornada parcial, etc.
Fuera del horario laboral, los trabajadores no tienen obligación de atender comunicaciones por parte de la empresa, de modo que pueden desconectar los dispositivos electrónicos facilitados durante sus periodos de descanso, permisos y vacaciones.
11. Plan de prevención de riesgos laborales
El plan de prevención de riesgos laborales debe incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa.
La empresa debe evaluar los riesgos laborales y planificar la actividad preventiva.
En atención al número de trabajadores y a la naturaleza y peligrosidad de las actividades realizadas, podrá realizarse el plan de prevención de riesgos laborales, la evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva de forma simplificada, siempre que ello no suponga una reducción del nivel de protección de la seguridad y salud de los trabajadores.
El empresario podrá asumir él mismo la prevención de riesgos laborales de la empresa, cumpliendo todos los requisitos establecidos en la legislación, o en su defecto, contratar con una empresa especializada.
12. Calendario laboral
Anualmente, la empresa elaborará un calendario laboral que comprenderá el horario de trabajo y la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales o entre jornadas, y otros días inhábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o, en su caso, la pactada.
El calendario debe exponerse en sitio visible en cada centro de trabajo.
13. Acuerdo de trabajo a distancia
Respecto de los trabajadores que desarrollen su trabajo en la modalidad de “teletrabajo”, debe realizarse un acuerdo por escrito.
Este acuerdo podrá incorporarse al contrato de trabajo inicial o realizarse en un momento posterior, siempre antes de que se inicie el trabajo a distancia.
14. Protección de datos de los trabajadores
La normativa de protección de datos se aplica a todos los trabajadores de la empresa.
En caso de empresas que cuenten con más de 50 trabajadores, además de los requisitos anteriores, deben cumplir también:
15. Plan de igualdad
Es un conjunto ordenado de medidas, adoptadas después de realizar un diagnóstico de situación, que tiene como objetivo alcanzar la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres y trata de eliminar la discriminación por razón de sexo.
16. Auditoría retributiva
Es obligatoria para todas las empresas que elaboren un plan de igualdad. Se deben evaluar los puestos de trabajo y determinar los factores que desencadenan la diferencia retributiva o las dificultades que los trabajadores puedan encontrar en su promoción profesional o económica.
17. Canal de denuncias
Las empresas deberán disponer de una herramienta adecuada para que los trabajadores puedan comunicar, de modo confidencial, determinadas conductas irregulares, otorgando a su vez una protección adecuada frente a las posibles represalias que puedan sufrir.
18. Protocolo para evitar la discriminación del colectivo LGTBI
Las empresas con más de 50 trabajadores deberán contar, antes del 2 de marzo de 2024, con un conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, que incluya un protocolo de actuación para la atención del acoso o la violencia contra las personas LGTBI.
19. Plan general de discapacidad
Las empresas que empleen un número de trabajadores de 50 o más están obligadas a que, de entre ellos, al menos un 2% sean trabajadores con discapacidad.
20. Seguro convenio
Muchos convenios colectivos establecen la obligación de las empresas de otorgar una indemnización como consecuencia del fallecimiento o incapacitación permanente de trabajadores, por lo que en todo caso es conveniente contar con un seguro.
Diké Abogados cuenta con más de 20 años de experiencia gestionando los recursos humanos de empresas.
Contamos con una plataforma online para que los trabajadores puedan realizar el registro horario, con plena validez legal. Esperamos que te haya servido conocer estas obligaciones laborales básicas.
Si quieres que la gestión de los recursos humanos de la empresa, estén en buenas manos, contacta con Diké Abogados.
