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Cómo retirar fondos de una sociedad por parte del administrador: Opciones legales y riesgos

Uno de los retos que enfrenta el administrador de una sociedad es cómo retirar dinero de la empresa de manera legal y fiscalmente segura. La extracción de fondos sin los debidos procedimientos no solo puede acarrear sanciones fiscales, sino que también puede dar lugar a acusaciones de gestión desleal. A continuación, describimos las principales formas en que el administrador puede acceder a los recursos de la empresa, sus implicaciones fiscales y contables, y los riesgos que debe evitar.

1. Retribución como salario

Si el administrador presta servicios a la sociedad, la vía más directa para retirar dinero es a través de una retribución salarial. Esta opción solo es viable si está contemplada en los estatutos de la sociedad. Las retribuciones salariales tienen ventajas, ya que son gastos deducibles para la empresa y pueden ayudar a reducir la base imponible del Impuesto sobre Sociedades.

Sin embargo, es crucial que esta retribución esté justificada y que se practiquen las retenciones correspondientes del IRPF, que deberán ser ingresadas en Hacienda. A pesar de ser un mecanismo efectivo, es importante tener en cuenta que los salarios elevados pueden llevar a retenciones fiscales altas y a un impacto en la tesorería de la empresa.

2. Distribución de dividendos

Otra opción es la distribución de dividendos, aplicable cuando la empresa ha generado beneficios y se han cumplido los requisitos legales y fiscales para repartirlos. La Junta General de Socios debe aprobar la distribución de dividendos, y solo puede hacerse cuando la empresa cuenta con beneficios suficientes acumulados en reservas. Además, el reparto no debe provocar que el patrimonio neto de la empresa caiga por debajo del capital social.

Los dividendos distribuidos a los socios están sujetos a una retención del 19% en el IRPF para el beneficiario, que la empresa deberá ingresar en Hacienda utilizando el modelo 123. Si el importe de los dividendos supera los 50.000 euros, la tributación puede aumentar hasta el 23%. Aunque esta opción puede ser fiscalmente ventajosa, es crucial seguir el procedimiento adecuado para evitar que Hacienda interprete otras extracciones de fondos como dividendos encubiertos, lo que generaría sanciones.

3. Préstamos entre el administrador y la sociedad

Otra alternativa para acceder a los fondos es mediante un préstamo entre el administrador y la sociedad. Para que esta operación sea válida, debe ser aprobada en la Junta General de Socios y formalizada mediante un contrato de préstamo. Este contrato debe estipular un tipo de interés de mercado, que debe ser al menos igual al interés legal del dinero para evitar que Hacienda considere el préstamo como una retribución encubierta.

El préstamo debe estar bien documentado y las devoluciones del dinero deben ser registradas contablemente. Si bien es una opción útil para acceder a fondos de manera temporal, cualquier incumplimiento en los términos del contrato podría ser visto como un dividendo no declarado, lo que puede acarrear sanciones fiscales.

4. Cuenta corriente con socios y administradores

Para situaciones en las que el administrador necesita retirar dinero de forma puntual, se puede utilizar la cuenta corriente entre socios y administradores (cuenta 551). Este mecanismo permite registrar entradas y salidas de dinero entre la sociedad y el administrador sin necesidad de formalizar un préstamo. Sin embargo, las cantidades retiradas deben ser devueltas en un plazo razonable.

Esta opción es comúnmente utilizada para cubrir necesidades de liquidez a corto plazo. No obstante, el riesgo surge cuando las cantidades retiradas no se devuelven en tiempo y forma. Si Hacienda interpreta que estos fondos no han sido devueltos, podría considerarlos como dividendos o retribuciones encubiertas, lo que conllevaría una regularización fiscal y sanciones.

5. Cobro de facturas por servicios prestados

En algunos casos, si el administrador también presta servicios profesionales a la sociedad, puede emitir facturas por dichos servicios. Esta es una opción válida si la relación entre el administrador y la sociedad no se considera laboral. Las cantidades facturadas se considerarían ingresos por actividades económicas y estarían sujetas a retenciones del 15% en el IRPF.

Es importante tener en cuenta que, además de la retención, estas actividades también están sujetas al IVA, por lo que el administrador deberá presentar el modelo 303 para declarar el IVA repercutido, y la sociedad podrá deducirlo. Aunque este método permite al administrador obtener ingresos de la empresa, conlleva más complejidad contable y tributaria.

Riesgos de una mala gestión de los fondos

Una retirada incorrecta de los fondos de la sociedad puede tener graves consecuencias fiscales y legales. Si Hacienda considera que los fondos han sido extraídos sin las justificaciones adecuadas, puede interpretar las retiradas como dividendos encubiertos o como retribuciones no declaradas. Esto podría derivar en sanciones fiscales, multas por fraude y problemas de gestión desleal.

Conclusión

Existen diversas formas en las que un administrador puede acceder a los fondos de una sociedad, pero todas requieren un cuidadoso seguimiento de los procedimientos legales y fiscales. La clave para evitar problemas es seguir un enfoque estructurado y respaldado por un asesoramiento jurídico adecuado. Las opciones como la retribución salarial, el reparto de dividendos o los préstamos son válidas, pero cada una tiene sus implicaciones fiscales y contables que deben ser consideradas.

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